Le web 2.0 au travail: focus sur la personne

De nos jours, les sociétés s’interrogent de plus en plus sur l’implantation d’outils 2.0 au sein de leur groupe afin d’impliquer les salariés et les motiver davantage avec des outils pratiques et relativement simples. L’entreprise 2.0 qui inclut des intranets, extranets sociaux ainsi que médias sociaux représente dans l’idéal une communication optimale mais comporte néanmoins des aspects à prendre en compte comme la sécurité de données, les flux d’informations mais également la réputation de induite par la présence des employés sur les outils externes ( de type blogs, réseaux professionnels Linked In, Viade etc.)

Une approche intéressante a été proposée par Ross Mayfield du groupe SocialText en proposant une comparaison évolutive entre l’entreprise 1.0 et 2.0:

L’implantation de l’Enterprise Social Networking

On ne cesse de citer les réseaux sociaux comme solution clé de la coordination de communication au sein des entreprises,  créateurs de lien social et d’optimisation des workflows, un levier de croissance crucial pour 2009. Si leur aspect “ludique”  et leur évangélisation sont sans cesse évoqués dans les médias, les limites ne peuvent être ignorées. Il est donc nécessaire d’intégrer pas à pas ces outils dans le travail quotidien au même titre que l’accompagnement au changement liés aux facteurs connectivité et convergence.

Les éditeurs logiciels s’orientent vers un développement d’interface “réseau” afin d’anticiper les demandes plus collaboratives  et certaines entreprises, principalement en lien avec l’IT, les développent en interne via la R&D. Actuellement utilisés dans une approche de capitalisation de knowledge, l’apprentissage, partage des best practices et générateur de liens, ces outils commencent à prendre une tournure différente dans les structures les plus innovantes pour intégrer les améliorations produits et services, le travail avec les collaborateurs etc. L’étude de Deloitte, TMT Predictions for 2009 met en avant les avantages de l’Enterprise Social Networking,qui, bien au delà de l’expérience consommateur, va permettre d’intégrer le miccroblogging, recherches de type social et toutes les fonctionnalités bien connues propres au 2.0 ,mais également des problématiques à plus grande échelle avec l’essor du cloud computing.

Avant de se lancer dans l’expérience il est donc nécessaire d’envisager les points suivants:

-identification du type de réseau à mettre en place: interface claire et simple d’utilisation , réseau orienté business intégrant des fonctionnalités analytiques, outils de capitalisation du savoir attractifs via bookmarks, vidéo, RSS etc., orientation très sociale, à voir selon les besoins et le type d’entreprise…

-définition des objectifs et management des risques ( le monde interconnecté comporte plus de risques incluant les problématiques de sécurité, notamment si des partenaires tierce parties intègrent la plateforme ou lors d’échanges de data)

-prendre en compte le temps dédié à l’utilisation et assimilation du nouvel outil (commentaires, mises à jour..) et mise à disposition de temps et ressources

-flexibilité des employés ( solutions contre la résistance au changement) et intérêt pour les valeurs communes comme levier de croissance de l’entreprise

-obtenir la crédibilité et la confiance des employés ( vis à vis de la hiérarchie…)

-instaurer une governance strategy pour maintenir des limites et standards

- tenter d’estimer le ROI, la création de valeur

-évaluation de la motivation, engagement

Perdus avec les CMS? Prenez un plan!

Afin de contourner les lourdes taches de développement, les lignes de code interminables  et trouver une solution ” clé en main” de sites web, le CMS (Content Managing System) est l’atout indispensable dans le ratio facilité/ rapidité de la création hors programmation.

Selon la définition de Wikipédia, les CMS (également connus en français sous l’appellation “Système de gestion de contenus”) est une famille de logiciels destinés à la conception et la mise à jour dynamique de site web ou d’application multimédia et partagent les fonctionnalités suivantes:

-Ils permettent à plusieurs individus de travailler sur un meme document

-Ils fournissent une chaine de publication (workflow) offrant par exemple la possibilité de mettre en ligne des documents

-Ils permettent de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu

-Ils permettent de structurer le contenu (FAQ, documents, blogs, forums, etc.)

Il n’est pas rare de se heurter à des  limites de développement et finalement à la nécessité d’insérer de la programmation. Il est donc nécessaire d’identifier dans le cahier des charges le type de contenu que vous souhaitez insérer avant de vous lancer dans l’aventure CMS!

Voici une carte de métro réalisée par CMS Watch qui synthétise les différentes fonctionnalités CMS

Communication unifiée et collaboration en entreprise

Messageries instantanées, mails, visioconférence, wikis, forums, intégration d’outil 2.0 sont d’autant de vecteurs de communication dans l’entreprise permettant un renouveau dans la dimension technologique et organisationnelle de la structure. Si les enjeux de la communication unifiée passent par  l’augmentation de la productivité individuelle  et collective,la limitation des déplacements ( et par conséquent de la consommation de carbone, vive le “green spirit”!)le partage des connaissances en temps réel et une meilleure médiation entre des départements parfois très cloisonnés, la créativité et l’engouement autour d’un outil de travail.

De la convergence sur IP aux solutions logicielles , de plus en plus de grands groupes s’orientent dans une dimension unifiée du savoir et de collaboration. Je me suis déjà penchée  dans un précédent post sur les outils 2.0 optimisant la gestion de projets, je souhaiterai mettre en avant les solutions de communication collaboratives internes à l’entreprise ( s’appuyant sur la consolidation de Knowledge management ( KM) ou  travail collaboratif en temps réel via de nouvelles possibilités et au delà des frontières, notamment avec des logiciels toujours plus performants et la place de la vidéo, plus attrayante.

Les intranets regorgent de fichiers qui ne sont pas forcément consultés, accusés d’être un peu “lourds, ennuyeux” et certains ont opté pour la solution wiki ou vidéo permettant la prise de décison en temps réel .C’est le cas de Cisco avec différents projets:

-C-Vision (avec une fonctionnalité de YouTube), permet  le partage informel d’informations  sous forme d’un wiki vidéo intégrant le système de notation selon l’intéret pour une plus grande interactivité: par exemple sur le fait de résoudre certains problèmes ou une simple explication produit

-I-Zone: chaque employé peut proposer une idée relative au département, produit ou service sur ce wiki et commenter les propositions de ses collègues. Les idées sont étudiées et considérées dans le cadre d’investissement de développement; une sorte de boite à idée participative étudiée par la R&D

- Réseau Finance collaboration & leadership: intégrant des contenus, ressources et formations via une approche de vidéo en ligne, blogs, communautés de vidéo à la demande pour optimiser le partage d’informations, retours d’expériences etc.

Les chemins pris par la vidéo sont de plus en plus importants sur le net, biensur avec Dailymotion et YouTube ou l’on trouve parfois de bonnes présentations sur certains corps de métiers ou phénomènes  d’actualité ;Seesmic s’est même lancé le challenge de site vidéo collaboratif ouvert à tous, tel un forum mais filmé. Mais au sein même de l’entreprise, cette voie de communication reste encore peu répandue. Les principaux obstacles à prendre en compte concernent la qualité de la vidéo, la bande passante et la protection du réseau et le temps consacré à la réalisation. Ceci dit,enregistrer des présentations pour s’entrainer sur un business meeting ou sales review pour son chef alors que nous sommes en déplacement chez un client ou simplement consulter des formations produits, services et organisation via une animation stimule davantage.

Je voulais revenir également sur certains outils logiciels de collaboration avec cet exemple de progrès:

- Lotus Sametime (IBM) qui, associé à la technologie Dassault Systèmes 3D Live Integration permet d’optimiser la chaine de cycle de vie du produit (PLM) avec l’exemple d’un remaniement  d’une machine à  café et la communication aux ingénieurs manufacture en Chine sur les différentes problématiques de qualité du produit permettant l’accélération du  lancement du produit dans le monde.

Parmi les autres références, vous avez également Colaab intégrant le schéma  partage de ressources/ documents, annotations, discussion avec les collaborateurs et vidéo:

Source: Timesonline /Cisco on Cisco: trends in IT Web 2.0 in the Enterprise

L’avenir technologique par Microsoft

Microsoft Labs a conconcté une petite vidéo présentant sa vision de l’avenir d’un point de vue technologique: au programme innovation via le tout tactile, aussi bien dans la vie quotidienne ( journal tactile, shopping list interactive dans le magasin…) que dans le milieu médical, l’éducation et bien entendu le business. Les tableaux virtuels à la Minority Report ou les tablettes multitouch sont encore tant d’autres projets expérimentaux envisagés par la firme qui veut ‘envisionning the future”.

Microsoft a ainsi imaginé toute une série de vidéos ambitieuses présentant les évolutions dans les différents secteurs de nos vies, par exemple:

-la distribution/ shopping ou via votre liste de course vous accédez aux bons artciles dans le magasin et ceci grace à un GPS accessible sur le mobile, des chefs de secteurs dotés de tablettes tactiles, des magasiniers gérant les stocks via un appareil mobile

-la santé ou l’hopital devient géré informatiquement,  les modélisations vont toujours plus loin, les médecins chattent avec leurs confrères sur les cas les plus sérieux via la visioconférences virtuelle, se déplacent voir les patients via un “GPS”, les prescripotions sont pré-enregistrées etc.

Impliquez votre équipe projet: les outils de collaboration en ligne

La gestion de projet au sens classique tend à se confronter le plus souvent aux problèmes de rigidité, de manque de communication transverse, de confusion face à un surplein d’informations et de documents … La gestion de projet d’une entreprise 2.0 entend améliorer différents points via des outils de collaboration en ligne via une circulation participative des informations, données et idées pour un avancement optimal:

-commentaires
-wikis
-blog communicant l’avancement du projet
-dashboard
-système de gestion des taches et jalons

Si les réunions et comités de pilotages sont essentiels pour ne pas réduire la communication au stade virtuel, ces outils utilisés en complément des logiciels de planification de projet comme MS Project ou Fast Track Schedule permettent une approche beaucoup plus ludique pour l’équipe projet et un intéret grandissant.

Les avantages
-Intérêt ludique et degré d’implication de l’équipe projet
-Gain de temps avec des informations centralisées
-Consulter l’historique du projet
-S’intègrent aux autres outils de communications (e-mail, applications)
-Alternative de gestion des e-mails en abondance sur les gros projets
-Permettre à chaque personne, même les plus timides de pouvoir laisser ses commentaires

Les solutions
Un certain nombre de solutions plus ou moins élaborées sont proposées sur le marché, mais il s’agit de bien anlayser les possibilités et l’ergonomie de l’interface; vous avez donc:
BaseCamp,ProjectPlace,GoPlan, ActivCollab, Zoho Project,CentralDekstop …